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赤峰档案整理工作原则和档案整理规则

2023-08-29 08:55:50


赤峰档案整理工作必须有一定的标准和依据,并按照一定的原则和要求进行。档案整理工作的原则是遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,充分利用原始基础,区分不同的价值,便于存储和使用。

(1)整理档案必须遵循文件形成规律

文件材料是单位工作活动的产物,反映了单位历史活动的性质、职能、任务和发展过程。只有根据文件形成的内容特点和规则,才能对文件进行适当的分类和合理的组织。

文件材料是在文件处理中形成的,反映了文件格式、语言风格、写作关系、载体材料和技术环境的特点。只有根据文件形成的形式特点和规则,才能正确处理文件材料的特殊问题。

正确理解文件材料内容和形式形成的特点和规律,将两者有机结合,客观反映一定时期单位活动的历史真实面貌,有效开展档案分类组合工作。

(2)整理档案必须保持文件材料之间的历史联系

1.来源联系。文件的来源是文件的生成和处理者。文件资料的来源联系是指内部机构、组织和个人对这些文件的产生和处理之间的异同关系。文件不是凭空产生的,而是由具有一定职权和职责的组织或个人在其活动中形成的。只有集中同一来源的文件,才能充分、全面地反映组织或个人的职权、职责和工作活动。

2.时间联系。文件材料的时间联系是指文件生成和处理的时间范围之间的异同关系,赤峰档案整理公司具体表现为自然顺序和一定的起止过程或阶段。任何单位的工作活动都有一定的时间和空间范围,有一定的过程和阶段,因此文件在生成和处理过程中必然会形成自然的时间联系。保持文件的时间联系,可以根据自然形成的顺序依次反映单位活动的发展过程,便于文件的管理和使用。

3.内容联系。文件内容的联系是指工作、活动、问题、事物、事件和人物在文件生成和处理过程中所反映和涉及的异同关系。文件材料是单位内部机构或个人履行一定职责、解决一定问题时形成的。保持相同内容的文件联系,可以集中反映机构或个人职责和工作活动的基本面貌,便于根据内容集中管理和使用档案。

4.形式联系。文件材料形式的联系是指文件在制作材料、记录表达方式、类型名称等方面的异同关系。文件必须以一定的形式生成和处理。保持文件形式的联系,可以集中相同载体、记录表达方式和类型的文件,便于根据形式特征管理和使用文件。

(3)档案整理必须充分利用原有的整理基础

充分利用原有的整理基础,既能保持文件材料之间原有的历史联系,保持单位的真实历史面貌,又能节省人力、财力、物力和时间,保证整理质量,降低整理成本,提高工作效率。

整理档案应尽可能在原整理的基础上进行,充分尊重和利用档案的原整理结果,不要轻易打乱现有的整理体系。原整理结果基本可用,可保持原状;局部不合理、不可用,进行局部调整,纠正整理不当和错误;原整理基础混乱,不能达到有效管理目的,需要重新整理,进行必要的处理。

(四)整理档案必须区分不同的价值

赤峰档案整理过程中,区分档案的不同价值和保管期是关键环节。有利于减轻日益增加的档案对保管场所和设备的压力,集中人力物力妥善保管有价值的档案。通过判断档案的价值,档案人员可以进一步掌握档案的内容和效用,根据实际情况提出开发利用的具体建议,指导档案的使用,充分发挥档案的作用。


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